Regulamin PDF Drukuj
Wpisany przez Łukasz Matliński   
czwartek, 07 kwietnia 2011 07:34

INSTRUKCJA GOSPODAROWANIA SPRZĘTEM PRZECIWPOWODZIOWYM
W WOJEWÓDZKICH MAGAZYNACH DZIAŁAJĄCYCH PRZY
PODKARPACKIM ZARZĄDZIE MELIORACJI I URZĄDZEŃ WODNYCH W RZESZOWIE



I. Podstawa prawna

- art. 14 ust. 1 pkt. 9 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (tekst jednolity DZ. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1590 z późn. zm.)
- § 2 pkt. 10 Statutu Podkarpackiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych stanowiącego załącznik do uchwały Nr XL VII/517/02 Sejmiku Województwa Podkarpackiego z dnia 5 sierpnia 2002 roku,
- pismo Wojewody Podkarpackiego z dnia 20 lipca 2005 r. Zn. ZK.I-5231/8/05 dotyczące zmiany procedury dysponowania sprzętem w wojewódzkich magazynach przeciwpowodziowych.

II. Postanowienia ogólne

1. Zasoby sprzętu przeciwpowodziowego w magazynach wojewódzkich stanowią własność województwa podkarpackiego i są wykorzystywane przez samorządy województwa podczas akcji powodziowych.
2. Niniejsza instrukcja określa tryb i zasady gospodarowania sprzętem przeciwpowodziowym w wojewódzkich magazynach przeciwpowodziowych utworzonych przy PZMiUW w Rzeszowie zlokalizowanych j.n.:
- Tarnobrzeg, ul. Sienkiewicza 86
- Jarosław, ul. Traugutta 6
- Sanok, ul. Kiczury
- Mielec, ul. Korczaka 4
3. Gospodarka sprzętem p. powodziowym obejmuje:
- zaopatrzenie magazynów w niezbędny sprzęt,
- przechowywanie sprzętu
- przyjmowanie i wydawanie sprzętu,
- ewidencjonowanie sprzętu.

III. Komórki i osoby odpowiedzialne za gospodarkę sprzętem p. powodziowym.

1. Komórką koordynującą całokształt spraw związanych z gospodarką sprzętem p.powodziowym w magazynach jest dział eksploatacji (EM) w PZMiUW w Rzeszowie.
2. Osobami sprawującymi bezpośredni nadzór nad gospodarką sprzętem są kierownicy oddziałów.
3. Osobami wykonującymi bezpośrednio niezbędne prace w magazynach p.powodziowych są osoby, którym zostały powierzone czynności magazyniera zwane w dalszej części instrukcji „magazynierami”.

IV. Zasady organizacji zaopatrzenia magazynów w sprzęt.

1. Potrzeby w zakresie dokonania zakupów sprzętu należy każdorazowo zgłaszać na piśmie i kierować do działu EM w Rzeszowie.
2. Wnioski z określeniem potrzeb, o których mowa w pkt. 1 zgłaszają kierownicy oddziałów, którzy sprawują bezpośredni nadzór nad gospodarką sprzętem.
3. Określenie powyższych potrzeb przez kierowników oddziałów winno być poprzedzone analizą wyposażenia magazynów przeprowadzoną conajmniej dwa razy do roku w okresie wiosennym i jesiennym.
Dodatkowo analizę wyposażenia należy przeprowadzić po każdej powodzi z uwzględnieniem potrzeb wynikłych podczas akcji powodziowej.
4. Zweryfikowane i zatwierdzone przez Dyrektora PZMiUW wnioski, zostaną przekazane do odpowiedniej komórki organizacyjnej celem dokonania zakupu.
UWAGA:
Zweryfikowane wnioski będą zawierały adnotację, kto dokona poszczególnych zakupów.

V. Przyjmowanie sprzętu do magazynu.

1. Odbioru materiałów i sprzętu dostarczonego do magazynu dokonuje magazynier.
2. Przyjmowanie sprzętu i materiałów przez magazyniera polega zarówno na sprawdzeniu ilościowym jak i jakościowym.
3. Odbiór jakościowy polega na sprawdzeniu zgodności charakterystycznych cech przedmiotu dostawy z cechami określonymi w umowie lub zamówieniu.
4. Po sprawdzeniu ilościowym i jakościowym dostarczonego do magazynu sprzętu (zakupionego lub otrzymanego bezpłatnie), magazynier potwierdza jego odbiór na stosowanym dokumencie (zlecenie, dowód WZ, faktura, protokół przyjęcia).
5. Kopię potwierdzonego dokumentu, o którym mowa w pkt. 4 magazynier przekazuje do działu administracyjno – gospodarczego PZMiUW w Rzeszowie celem wystawienia dokumentu OT będącego podstawą przyjęcia i zaewidencjonowania wyposażenia na stan magazynu.
OT wystawione zostaje w 4-ch egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla:
- działu finansowo – księgowego (FK) w PZMiUW w Rzeszowie
- działu eksploatacji (EM) w PZMiUW w Rzeszowie
- działu administracyjno - gospodarczego (FG) w PZMiUW w Rzeszowie
- magazyniera właściwego magazynu.
6. W chwili otrzymania i podpisania OT magazynier potwierdza przyjęcie wyposażenia na stan. Magazynier na podstawie otrzymanego OT ewidencjonuje dostarczone materiały lub sprzęt.

VI. Ewidencjonowanie sprzętu.

1. Przyjęte na podstawie OT wyposażenie na poszczególne magazyny podlega ewidencji w działach FK, FG i EM w Rzeszowie oraz bezpośrednio w magazynie.
2. Dział FK prowadzi ewidencję wartościową w formie zapisów w urządzeniach księgowych.
3. Dział FG prowadzi ewidencję ilościowo – wartościową w formie ksiąg inwentarzowych z podziałem na poszczególne magazyny i osoby materialnie odpowiedzialne.
4. Dział EM prowadzi ewidencję ilościową z podziałem na magazyny.
5. Magazynier prowadzi ewidencję ilościową w formie kartotek i wywieszek magazynowych.
6. Przychody i rozchody wyposażenia magazynów należy rejestrować na bieżąco na podstawie sporządzonych dokumentów przychodowo – rozchodowych.

VII. Przechowywanie sprzętu w magazynach.

1. Za przechowywanie sprzętu odpowiada magazynier i ponosi pełną odpowiedzialność materialną za braki i szkody powierzonych mu składników majątkowych, a także za właściwe zabezpieczenie powierzonego mu mienia.
2. Wyposażenie w magazynach przechowuje się w taki sposób, aby nie uległo zniszczeniu lub uszkodzeniu.
W tym celu wszelkie materiały i sprzęt musza być w magazynach odpowiednio umieszczone oraz należycie zabezpieczone.
3. Sprzęt i materiały przyjęte do magazynu segreguje się według typów, asortymentów oraz kieruje we właściwe miejsce składowania.
W celu łatwiejszego rozpoznania i zlokalizowania składowanego sprzętu i materiałów stosować należy wywieszki magazynowe (karta informacyjna), które umieszcza się przy składowanym sprzęcie lub materiale. Na wywieszkach tych wpisuje się nazwę oraz symbol sprzętu lub materiału oraz nr inwentarzowy, jednostkę miary, datę produkcji, datę upływu okresu przechowywania oraz aktualny stan faktyczny zapasu magazynowego. Wywieszki prowadzi się w powiązaniu z kartotekami ewidencyjnymi.
4. Szczególnie ważne prace magazynowe to czynności związane z konserwacją przechowywanych materiałów i sprzętu. Są to czynności polegające na przestrzeganiu terminów konserwacji i przechowywania oraz zabiegi konserwacyjne, pozwalające zabezpieczyć sprzęt i materiały przed utratą ich pierwotnych właściwości.
Zobowiązuje się magazynierów do wykonywania minimum dwóch w ciągu roku sezonowych przeglądów konserwacyjnych sprzętu p.powodziowego, a mianowicie:
- przegląd jesienno – zimowy w m-cu październiku,
- przegląd wiosenno – letni w m-cu marcu.

UWAGA: jeśli między sezonowymi przeglądami konserwacyjnymi sprzęt p.pow. był użyty w akcji p.powodziowej, to po zwróceniu do magazynu należy dokonać jego zabezpieczenia i konserwacji. Czynności te będą zaliczone do jednego z przeglądów, w zależności od okresu w jakim był użyty do akcji i kiedy dokonano konserwacji.
Przeglądy konserwacyjne sprzętu, magazynier rejestruje w książce (zeszycie)
przeglądów konserwacyjnych.
Naprawy sprzętu wynikłe w trakcie przeglądów bądź w innych okolicznościach
rejestruje się w książce napraw sprzętu.

5. Każdy magazyn powinien być zabezpieczony przed pożarem.
Zabezpieczenie przed pożarem polega na właściwym rozmieszczeniu materiałów łatwopalnych i fachowym obchodzeniu się z nimi.
Instalacja elektryczna powinna być w dobrym stanie i dobrze zabezpieczona, a magazyn odpowiednio wyposażony w sprzęt przeciwpożarowy, jak gaśnice, koce, itp.
Sprzęt ten umieszcza się na terenie magazynu w miejscach widocznych i używa się go wyłącznie do gaszenia pożaru.
UWAGA: W zakresie uzyskania wszelkich informacji dotyczących zabezpieczenia magazynu przed pożarem magazynier ma obowiązek kontaktować się z Inspektorem d/s BHP w PZMiUW.
6. Każdy magazyn powinien być zabezpieczony przed kradzieżą. Zabezpieczenia przed kradzieżą należy dokonać poprzez wmontowanie odpowiednich zamknięć, krat bądź systemu alarmowego.

VIII. Wydawanie sprzętu.

1. Osobą upoważnioną do wydawania materiałów i sprzętu jest magazynier.
2. Wydawanie sprzętu i materiałów odbywa się drogą bezpośredniego odbioru przez odbiorcę.
3. Podstawą wydania sprzętu i materiałów z magazynu jest pisemne zapotrzebowanie wystawione przez organ występujący o wydanie sprzętu.
Zapotrzebowanie j.w. powinno zawierać:
 - pieczęć organu występującego i pieczątkę lub czytelny podpis osoby wystawiającej zapotrzebowanie,
 - ilość i rodzaj sprzętu,
 - wskazanie osoby upoważnionej do pobierania sprzętu,
 - akceptację Dyrektora PZMiUW.
4. Magazynier zobowiązany jest wydać sprzęt lub materiały zgodnie ze złożonym zapotrzebowaniem osobie wskazanej w zapotrzebowaniu bądź posiadającej odrębne upoważnienie organu pobierającego sprzęt.
Przed wydaniem sprzętu i materiałów magazynier stwierdza tożsamość upoważnionej lub wskazanej w zapotrzebowaniu osoby poprzez wylegitymowanie go odpowiednim dokumentem (dowód osobisty, paszport, prawo-jazdy itp.).
Upoważniony odbiorca potwierdza odbiór sprzętu czytelnym podpisem na druku MW – magazyn wyda.
Druk sporządza się w 5-ciu egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla:
- działu finansowo – księgowego (FK) w PZMiUW w Rzeszowie
- działu eksploatacji (EM) w PZMiUW w Rzeszowie
- działu administracyjno - gospodarczego (FG) w PZMiUW w Rzeszowie
- magazyniera właściwego magazynu
- odbierającego.
Magazynier zatrzymuje upoważnienie organu pobierającego i dołącza do druku MW wydanego sprzętu.
5. Magazynier ma obowiązek poinformować odbierającego o konieczności rozliczenia się z pobranego sprzętu.
Rozliczenia dokonuje się po zakończeniu akcji powodziowej i przedkłada kierownikowi właściwego oddziału.
W przypadku zużycia sprzętu lub materiału podczas akcji odbierający przedkłada komisyjny protokół fizycznego zużycia, zatwierdzony przez władze samorządowe.
W przypadku materiałów lub sprzętu niezużytego należy dokonać jego zwrotu na magazyn.
Zwrócony sprzęt po uprzednim sprawdzeniu przez magazyniera jego stanu technicznego i przydatności podlega przyjęciu na magazyn.
Podstawa przyjęcia zwracanego sprzętu jest druk magazyn przyjmuje MP wystawiony w 5-ciu egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla działów i osób wymienionych w pkt. VII ppkt. 4. niniejszej instrukcji.

UWAGA:
Zdjęcie ze stanu magazynowego wydanego sprzętu może nastąpić dopiero po przedłożeniu jego rozliczenia.
6. W razie konieczności wydania lub przyjęcia sprzętu w czasie nieobecności magazyniera, Dyrektor PZMiUW w Rzeszowie lub kierownik oddziału sprawującego bezpośredni nadzór nad gospodarką sprzętem zarządza komisyjne, protokolarne otwarcie magazynu i wydanie lub przyjęcie sprzętu.
Komisja po otwarciu magazynu wykonuje czynności należące do magazyniera, zgodnie z obowiązującymi w gospodarce magazynowej zasadami sporządzając protokół ze swojej działalności.

IX. Kontrola magazynu.

Magazyny p.powodziowe podlegają kontroli zewnętrznej i wewnętrznej.
Kontrole wewnętrzne
Kontrole wewnętrzne mogą być przeprowadzone przez członków Dyrekcji PZMiUW lub osoby upoważnione przez Dyrektora PZMiUW.
Kontrole zewnętrzne przeprowadzają osoby upoważnione przez państwowe organy kontroli bądź organy wskazane na podstawie odrębnych przepisów.
Kontrola magazynu obejmuje całokształt spraw związanych z jego działalnością, w związku z czym polega na sprawdzeniu:
1. stanu technicznego budynków i urządzeń magazynowych jako element, od których zależą warunki przechowywania,
2. przydatności pomieszczeń na magazyn sprzętu, warunków przechowywania sprzętu, rozmieszczenie sprzętu, zabezpieczenia przed pożarem, kradzieżą itp.,
3. stanu technicznego sprzętu,
4. przestrzegania zasad użytkowania, terminów konserwacji,
5. zgodność stanu faktycznego sprzętu (materiałów) w magazynie ze stanem ewidencyjnym,
6. zgodność zapisów ewidencyjnych z dokumentami,
7. ważność dokumentów przychodowo – rozchodowych.,
8. ładu i porządku w magazynach.
Kontrole magazynu mogą być okresowe (z góry zaplanowane) bądź doraźne.
Wyniki kontroli odnotowuje się w książce (zeszycie) kontroli magazynu przeciwpowodziowego lub sporządza się protokół.
 



Przygotował: Piotr Furtak
Poprawiony: poniedziałek, 18 kwietnia 2011 12:20